Cómo una empresa de mantenimiento industrial ordenó el gasto de sus equipos de trabajo sin perder agilidad local

Gobernanza del gasto: de “cada quien compra” a un solo frente

Una empresa de mantenimiento industrial con cuadrillas en varias ciudades, que atiende plantas manufactureras, operaba bajo una lógica simple: ‘si hace falta algo, se compra’. Cada cuadrilla o sucursal elegía proveedores locales, negociaba precios y enviaba facturas a la oficina central.
El resultado: mismas refacciones, herramientas y EPP con precios distintos, compras duplicadas y poca idea del gasto total.

El reto con IMTRAC fue poner orden sin matar la agilidad local. Se consolidó una vista del gasto por sucursal, categoría y proveedor, identificando proveedores duplicados, diferencias de precio y compras fuera de cualquier lineamiento. A partir de ahí, se definió un catálogo simple de proveedores preferentes con condiciones marco a nivel central.

En menos de seis meses, la empresa redujo la dispersión de proveedores en un 35%, logró ahorros concretos en insumos recurrentes y bajó el volumen de compras fuera de proceso. “Lo que valoramos fue que no intentaron volver todo centralizado; respetaron lo que sí tenía sentido local”, comenta la gerente administrativa.

Mapa de gasto y catálogo de proveedores preferentes

Primero se armó una vista clara de qué se compraba, dónde y a quién. Esa radiografía permitió detectar proveedores duplicados, precios incoherentes y categorías donde cada sucursal hacía “lo suyo”. Con esa base, se definió una lista corta de proveedores preferentes por categoría, con precios y condiciones claras.

Reglas simples para compras locales

Se establecieron umbrales por monto y tipo de gasto: hasta cierto nivel, la sucursal puede elegir dentro del catálogo; por encima, la compra se revisa a nivel central. No se prohibió comprar fuera, pero se fijaron condiciones y justificaciones mínimas. Así se frenaron grandes compras impulsivas sin bloquear lo operativo.

Tablero de gasto y ajustes progresivos

Un tablero mensual muestra el gasto por equipos de trabajo, el uso de proveedores preferentes y las compras fuera de catálogo. Las desviaciones se revisan en una sesión corta con dirección y responsables de operación. En lugar de cambiar todo de golpe, se avanzó por oleadas: primero las categorías más desordenadas (primero refacciones de mantenimiento), luego el resto (herramientas y EPPs).

Resultados y métricas que importan

• 35% menos proveedores activos en categorías recurrentes, sin perder servicio.
• Ahorros medibles en combustibles, herramientas y EPP por consolidación de condiciones.
• Menos compras “por fuera” y más gasto bajo reglas compartidas.
• Visibilidad real del gasto por sede, con responsables claros.

Lecciones útiles

1. La lucha contra el gasto fuera de proceso empieza con visibilidad, no con prohibiciones.
2. Un catálogo razonable de proveedores preferentes funciona mejor que 20 políticas.
3. Dar cierto margen a las sucursales facilita la adopción de reglas centrales.
4. Un tablero mensual con pocas métricas bien elegidas cambia más que reportes interminables.

Conclusiones

Esta empresa pasó de un esquema donde cada sucursal “resolvía como podía” a una gobernanza del gasto clara, donde la dirección mira el conjunto y las sedes operan con reglas entendibles. Sin sistemas nuevos ni manuales pesados: solo datos, catálogos básicos y acuerdos explícitos sobre cómo se gasta.

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