Cómo una empresa distribuidora liberó caja y ganó resiliencia ajustando su inventario crítico

Optimización de inventario crítico: el desafío

Esta PYME llevaba años acumulando stock “por seguridad” y aun así sufría rupturas en SKUs clave. Los indicadores eran confusos y muchas compras se hacían por costumbre. “Teníamos material para tres meses y al mismo tiempo faltantes críticos”, recuerda su director de operaciones.

Al trabajar con IMTRAC, hicimos una lectura práctica del inventario por criticidad y rotación. Clasificamos ABC/XYZ, revisamos parámetros de pedido y puntos de reorden, y diseñamos alertas simples de sobrestock y riesgo de ruptura. No se trató de comprar software ni de auditorías eternas, sino de un taller conjunto junto al equipo, usando sus propios datos. “Nos sorprendió lo rápido que vimos patrones”, comenta su responsable de logística.

En los primeros 90 días redujeron cerca de un 30% el stock inmovilizado, liberaron espacio en almacén y bajaron el riesgo de ruptura sin afectar el nivel de servicio. Hoy mantienen un tablero semanal con alertas y ajustan parámetros cada trimestre. Con esa base, planean integrar un modelo de lote económico para sus insumos estratégicos.

ABC/XYZ y puntos de reorden: 5 claves en 90 días

1) ABC/XYZ accionable. Pasamos del conteo genérico a una lectura que distingue valor (A/B/C) y variabilidad (X/Y/Z). Con eso priorizamos SKU A–X para cobertura mínima garantizada y atacamos B–Z con reglas diferentes.

2) Parámetros y punto de reorden (ROP). Estandarizamos el ROP por familia con demanda promedio, lead time y stock de seguridad. Así, la optimización de inventario crítico deja de depender del instinto y se gobierna con umbrales objetivos.

3) Alertas simples. Configuramos señales de sobrestock y riesgo de ruptura (rojo/ámbar/verde) calculadas por cobertura y tendencia de consumo. En una pantalla se ve qué actuar hoy y qué revisar después.

4) Ciclo de revisión corto. Un ritual quincenal de 45–60 minutos para depurar obsoletos, revisar desvíos y ajustar mínimos/máximos. Todo cambio queda documentado (qué se tocó, por qué y cuándo se volverá a medir).

5) Preparación para lote económico (EOQ). Con datos limpios y variabilidad controlada, el lote económico se aplica a los A más estables para reducir costos de colocación sin sobredimensionar inventarios.

Cómo operó el equipo (sin software nuevo)

La optimización de inventario crítico se implementó sobre herramientas existentes. Asignamos responsables por familia de materiales, un calendario por ola (semanal para A, quincenal para B, mensual para C) y un tablero compartido con KPI mínimos: cobertura, rotación, rupturas evitadas y valor inmovilizado. El equipo aprendió a leer la variabilidad (XYZ) y a ajustar parámetros en sesiones de menos de una hora.

Resultados y métricas que importan

• 30% menos stock inmovilizado en 90 días y liberación de caja para prioridades de negocio.
• Menos rupturas en SKU críticos (A–X) y visibilidad del riesgo en los de alta variabilidad (Z).
• Respuesta más rápida ante picos gracias a ROP confiables y alertas claras.
• Disciplina liviana: un tablero semanal y ajustes trimestrales, sin burocracia.

Qué cambió en el día a día

La clave de la optimización de inventario crítico fue convertir la revisión en un hábito simple. Los dueños de cada familia se reúnen quincenalmente con un tablero único, corrigen mínimos/máximos, ajustan el punto de reorden y registran cada cambio. Cuando aparece un pico de demanda, el equipo decide con datos: qué SKU cubrir, qué compras adelantar y qué riesgos aceptar. El resultado es menos estrés operativo y más caja disponible para las verdaderas prioridades del negocio.

Lecciones útiles

1. No todo se resuelve con más stock; varía la cobertura por criticidad y variabilidad.
2. Define ROP y stock de seguridad por familia antes de automatizar.
3. Un ciclo corto y constante rinde más que “grandes limpiezas” esporádicas.
4. Con datos limpios, EOQ en insumos A puede mejorar costos sin afectar servicio.
5. La optimización de inventario crítico no es un proyecto: es una rutina simple y sostenida.

Conclusiones

Con un método claro y disciplina manejable, esta empresa pasó de “llenar por si acaso” a decidir con datos: menos inmovilizado, menos sobresaltos y más caja disponible para las prioridades del negocio.

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