Cómo una envasadora de productos líquidos pasó de apagar incendios a planificar su abastecimiento
Planificación de abastecimiento: de la urgencia al control
Durante años, esta envasadora de productos líquidos funcionó con pedidos de último minuto y dependencias de proveedores únicos para envases y tapones. Cada pico de demanda se convertía en una carrera contra reloj. La planificación de abastecimiento se volvió imprescindible. “Podíamos quedarnos sin envases a mitad de una corrida de producción”, recuerda su gerente de operaciones.
Con la ayuda del gerente levantamos un diagnóstico de gasto y criticidad de insumos, trabajamos con el equipo para ordenar un mapa de categorías y armar un calendario de compras con RFQs programados y comparativos inmediatos. No fue un cambio traumático, sino una serie de pequeños ajustes en parámetros y hábitos de trabajo. “Fue sorprendente lo rápido que sentimos control”, dice su directora financiera.
En los primeros 90 días estabilizaron las entregas y empezaron a diversificar proveedores para insumos críticos. Hoy cuentan con un tablero semanal que ajustan ellos mismos y un pipeline de categorías con métricas de servicio. Con esta base, planean implementar contratos marco para su nueva línea de envasados especiales.
5 pasos eficaces para planificar el abastecimiento
1) Mapa de categorías y criticidad real.
Clasificamos familias (envases, tapas, etiquetas, químicos, logística) por impacto y riesgo (valor anual, lead time, alternativas). El equipo ve “dónde está el riesgo” y qué cubrir primero.
2) Calendario de compras con ventanas 90/60/30.
Pasamos de reaccionar a decidir con tiempo: cada categoría tiene fechas de RFQ, evaluación y orden de compra. Las ventanas 90/60/30 marcan cuando preparar RFQs, evaluar opciones y emitir órdenes, reduciendo las “compras de pánico”.
3) RFQs comparables y simultáneos.
Estandarizamos variables: precio por unidad, MOQ, ventana de entrega, tolerancias de calidad, condiciones de pago y soporte técnico. Con comparables homogéneos, la decisión es transparente y más rápida.
4) Parámetros y alertas accionables.
Definimos mínimos/máximos por SKU, puntos de reorden y alertas de sobrestock o riesgo de ruptura. La revisión semanal (45–60 minutos) documenta ajustes y responsables: pocas tareas, bien hechas.
5) Tablero y pipeline de renegociación.
El tablero muestra cobertura, desempeño vs. SLA y próximos hitos. El pipeline prioriza a quién renegociar y cuándo, con evidencia de desempeño y alternativas listas.
Resultados y métricas que importan
- Entregas estabilizadas en insumos críticos en 90 días.
- Menos urgencias y mayor previsibilidad de compra.
- Mejores condiciones en precio/plazos gracias a RFQs programados.
- Autonomía del equipo: tablero y calendario operados internamente.
Lecciones útiles
- Sin calendario, no hay planificación: define ventanas 90/60/30 y respétalas.
- Los RFQs comparables cambian la negociación de “opiniones” a datos.
- Parámetros y alertas simples superan controles complejos que nadie mantiene.
- Un pipeline visible evita renovaciones de último minuto.
- La planificación de abastecimiento termina siendo un hábito sencillo que se sostiene en el tiempo.
Conclusiones
Con un calendario claro, RFQs programados y un tablero semanal, esta envasadora pasó de apagar incendios a planificar su abastecimiento: menos sobresaltos, mejores condiciones y una base sólida para crecer.
Ver más casos de éxito.
