Responsabilidad y Eficiencia: Cómo una Empresa de Construcción Redujo Costos Operativos en un 10% con Scorecards de Proveedores

Una empresa dedicada a la construcción de infraestructura urbana enfrentaba desafíos recurrentes en la gestión de su red de proveedores. Las entregas tardías, los productos fuera de especificación y la falta de transparencia en los costos estaban generando interrupciones en los proyectos y costos adicionales que afectaban los márgenes de ganancia.

“Parecía que no teníamos forma de medir o controlar lo que estaba ocurriendo con nuestros proveedores,” comentó el gerente de compras. “Sabíamos que necesitábamos un sistema que aportara claridad y nos ayudara a tomar decisiones informadas.”

Un Enfoque Basado en Datos para Fortalecer la Relación con Proveedores

IMTRAC trabajó con la empresa para implementar un sistema de evaluación que transformara la manera en que gestionaban sus relaciones con proveedores. La solución consistió en desarrollar scorecards de proveedores que midieran de manera objetiva su desempeño y promovieran la rendición de cuentas.

1. Diagnóstico y Análisis de Proveedores:

El primer paso fue evaluar a los proveedores actuales y clasificar su desempeño en áreas clave como tiempos de entrega, calidad del producto, cumplimiento de contratos y costos. Este análisis inicial reveló inconsistencias importantes y áreas de mejora en más del 40% de los proveedores activos.

2. Diseño de Scorecards Personalizadas:

Se crearon scorecards basadas en indicadores clave de desempeño (KPIs), adaptados a las necesidades de la empresa. Estos indicadores incluyeron métricas como:

• Puntualidad en las entregas: Porcentaje de pedidos entregados dentro del plazo acordado.

• Cumplimiento de especificaciones: Porcentaje de productos que cumplen con los estándares requeridos.

• Transparencia en costos: Grado de detalle y consistencia en la información de precios.

• Capacidad de respuesta: Velocidad para resolver problemas o atender solicitudes adicionales.

3. Implementación y Capacitación:

El equipo de compras fue capacitado para usar las scorecards en sus evaluaciones regulares de proveedores. Además, los proveedores fueron informados sobre el nuevo sistema, incentivándolos a mejorar su desempeño mediante revisiones periódicas y retroalimentación estructurada.

4. Seguimiento y Mejora Continua:

Se estableció un calendario de revisiones trimestrales para actualizar las scorecards y trabajar de manera colaborativa con los proveedores en las áreas de mejora identificadas.

Resultados que Impulsaron el Cambio

La implementación de las scorecards generó mejoras significativas en la operación de la empresa en un periodo de 12 meses:

• 10% de reducción en costos operativos, gracias a una mayor consistencia en las entregas y menor necesidad de corregir errores o manejar pedidos urgentes.

• 30% de mejora en los tiempos de entrega, reduciendo interrupciones en los proyectos.

• Mayor rendición de cuentas, con un 80% de los proveedores mostrando mejoras en al menos una categoría clave.

“El sistema no solo nos permitió identificar y resolver problemas, sino que también mejoró la relación con nuestros mejores proveedores,” comentó el gerente. “Ahora podemos trabajar de manera más eficiente y con una visión clara de quiénes son nuestros socios estratégicos.”

Fortaleciendo las Relaciones a Largo Plazo

El impacto de las scorecards no se limitó a los resultados inmediatos. La transparencia y el enfoque en datos fortalecieron la relación entre la empresa y sus proveedores, creando una base sólida para proyectos futuros. Con un sistema claro de evaluación, la empresa ahora tiene las herramientas necesarias para garantizar la calidad y eficiencia en su operación.

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